Loading
31Jan 2019

0

911

Best Practice: Migration zu hosted Exchange

Die Migration von Exchange Postfächern kann eine komplexe und zeitraubende Aufgabe darstellen, wenn nicht entsprechende Vorkehrungen getroffen wurden. Je nach Quellsystem und Umgebung ist ein Migrationsszenario meist sehr individuell und Bedarf der Anpassung an die jeweiligen Gegebenheiten. Dennoch möchten wir in diesem Artikel eine generelle Vorgehensweise zum möglichen Ablauf einer Migration zu hosted Exchange beschreiben um den Weg in Richtung Cloud zu erleichtern.

Best Practive: Exchange Mailbox Migration made easy

Der Umstieg von einer on Premise Exchange Umgebung mag gut vorbereitet sein um einen möglichst problemlosen und ausfallfreien Übergang zu gewährleisten. Die Kommunikation mittels elektronischer Post ist für Unternehmen von äußerster Wichtigkeit. Daher sollte auch während des Umstiegs von on Premise Exchange in eine hosted Exchange Umgebung darauf geachtet werden, die Verfügbarkeit des Dienstes möglichst hoch zu halten.

Wählen Sie einen verbindlichen Termin für die Umstellung

Prüfen Sie mögliche Wartungsfenster in Ihrem Unternehmen, achten Sie dabei auf Tage an denen es vertretbar ist, wenn die eMail-Kommunikation für einige Stunden nicht zur Verfügung steht und informieren Sie rechtzeitig Ihre Mitarbeiter über die Umstellung der eMail Konten. Es sollte immer damit gerechnet werden, dass bei der Migration “etwas schief geht”. Sie können mit einer entsprechenden Information “Ärger” mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern vermeiden. Informieren Sie ggf. auch wichtige Geschäftspartner oder Lieferanten über den Umstellungstermin.

“Frühjahrsputz” vor der Postfachmigration

Bevor Sie den Export der einzelnen Postfächer durchführen loht es sich in der Regel zu prüfen, welcher Datenumfang auf die neue Umgebung übernommen werden soll. Ist es wirklich notwendig alle Daten aus den letzten Jahren zu übernehmen oder wäre es sinnvoll einige eMails in ein lokales bzw. in der Cloud gehostetes eMail-Archiv zu verschieben? Nutzen Sie die Gelegenheit um Ihre Mitarbeiter zum “Aufräumen” der Postfächer zu animieren. In der Regel können Postfächer durch konsequente Archivierung alter eMails um bis zu 80% verkleinert werden. Dies spart nicht nur Speicherplatz sondern bringt auch einen enormen Geschwindigkeitsvorteil bei der Migration der Daten.

Erst einrichten, dann umstellen

Damit keine eMails bei der Migration verloren gehen, sollten Sie zunächst einmal bei Ihrem hosted Exchange Provider alle Mailboxen anlegen sowie entsprechende Mailboxberechtigungen konfigurieren. In der Regel bieten die meisten hosted Exchange Anbieter ein entsprechendes Webinterface für die Konfiguration von Mailbox-Namen, eMail-Adressen und Berechtigungen an. Sobald dies erledigt ist können Sie mit der Integration der Postfächer starten.

Postfachintegration auf den Clients

Sobald die Postfächer auf dem neuen hosted Exchange Server angelegt sind und bereitstehen, empfiehlt es sich direkt mit der Integration der Postfächer auf den Clients zu beginnen. Somit können Sie prüfen ob die zuvor eingerichteten Berechtigungen greifen und die Konnektivität zum Exchange-Server einwandfrei funktioniert.

Achtung bei der Verwendung von Outlook 2016:
Seit der Version 2016 lassen sich Postfächer in Outlook nicht mehr manuell mit Hilfe der Exchange GUID einrichten. Grundsätzlich vereinfacht dies den Weg der Einrichtung, hat bei einer Migration jedoch einen entscheidenden Nachteil: solange die sogenannten Autodiscover Einträge im DNS Ihrer Domain nicht gesetzt sind, lässt sich Outlook nicht einrichten. Zudem werden öffentliche Ordner oder Shared Mailboxes nicht angezeigt. Um Probleme hierbei zu vermeiden empfiehlt es sich daher, die Umstellung bzw. Einrichtung des Autodiscover-Eintrags vorzuziehen. Hierzu ist die Anlage eines sogenannten SRV-Eintrags notwendig. Welche Einstellungen zu treffen sind, wird Ihnen Ihr hosted Exchange Anbieter mitteilen.

Umstellung der DNS Einträge

Als Nächstes sollten Sie die DNS-Einträge Ihrer Domain umstellen. Damit neu eintreffende eMails direkt auf die frisch eingerichteten Konten bei Ihrem hosted Exchange Anbieter geliefert werden, ist die Anpassung des MX DNS-Eintrags notwendig. Sie erhalten von Ihrem hosted Exchange Anbieter hierzu weitere Informationen bezüglich der genauen Serveradresse.
Ist die Umstellung des DNS-Eintrags erfolgt, werden die Änderungen in der Regel innerhalb weniger Stunden wirksam. Auf Grund der Trägheit des DNS-Systems, empfehlen wir eine Wartezeit zwischen Umstellung der DNS-Einträge und Migration der Daten zwischen 3 und 4 Stunden.

Übernahme der Daten

Sie sind nun fast am Ziel angelangt – die Übernahme der Daten von Ihrer alten Exchange-Umgebung steht nun bevor. Der Export der Daten kann mit unterschiedlichsten Tools erfolgen. Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, es sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass die Daten im PST-Format je Postfach exportiert werden. Nur bei diesem Dateiformat bleibt die ursprüngliche Ordnerstruktur des Quellpostfachs erhalten. Auch gespeicherte Termine, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen werden aus dem Profil des Quellpostfachs exportiert.

Eine Möglichkeit des Datenexports bietet Microsoft Outlook mit Bordmitteln: Sie können über “Datei -> Öffnen und exportieren” direkt einen Export des aktiven Outlook-Profils erzeugen. Sollte dies zu umständlich sein, finden sich im Internet zahlreiche Tools für den Export mehrerer Postfächer mittels Batch-Export.

Sind alle Postfächer exportiert können die Daten an den jeweiligen Clients über die Outlook-Importfunktion (ebenfalls zu finden unter “Datei -> Öffnen und exportieren”) zurückgesichert werden. Bei der Rücksicherung mehrerer Postfächer empfiehlt sich auch hier einen Batchimport der PST-Dateien durchzuführen. Hier ist jedoch die Mithilfe Ihres hosted Exchange Anbieters gefragt: nur dieser kann über eine entsprechende Funktion im Exchange Backend einen “Massenimport” durchführen. In der Regel bieten dies hosted Exchange Dienstleister gegen einen geringen Aufpreis an.

Je nach Größe Ihrer Organisation und Anzahl der Postfächer ist es sinnvoll, das Migrationsszenario zuvor mit Ihren Anbieter durchzusprechen.