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22Dez 2017

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Exchange eMail Archivierung – Archivierung mit Bordmitteln

Exchange eMail ArchivierungMit Einführung von Exchange 2010 hat Microsoft das Konzept seiner Groupware-Lösung vollständig überarbeitet und viele der alt eingesessenen Exchange-Anwender glücklich gemacht. Die neuere Version von Exchange, welche vor fast fünf Jahren auf dem Markt erschien (Exchange 2013) brachte viele weitere aufregende Features mit sich.
Einige der neuen Features waren Aufbewahrungsrichtlinien, Datenbankverfügbarkeitsgruppen und das persönliche Archiv. Das persönliche Archiv oder das Archiv-Postfach war eine willkommene Eigenschaft, denn Exchange eMail Archivierung existierte bis dahin nur in Form von Journaling – nützlich aber keine vollständige Lösung zur Umsetzung rechtskonformer eMail Archivierung. In Exchange 2010 hatten Benutzer die Möglichkeit ihr Hauptpostfach frei von Unterordnern zu halten und alte Nachrichten basierend auf Anforderungen aus Unternehmensrichtlinien zu archivieren.

Technisch gesehen hat sich bei der Archivierungsfunktion von Exchange 2013 im Vergleich zu Exchange 2010 nicht viel geändert. Unter Exchange 2010 als persönliches Archiv bekannt, ermöglicht die In-Situ-Archivierung es Benutzern, alte Nachrichten in einem separaten Postfach zu speichern. Auf dies kann aus Outlook oder über die Outlook-Web-App zugegriffen werden.
Auch wenn es nicht unbedingt notwendig gewesen wäre das Rad hier neu zu erfinden, schafft es das neue Feature eine neue Ebene als Teil einer robusten Lösung von Datenmanagement- und Complience-Tools zu etablieren.

Wie wichtig ist eMail Archivierung für Unternehmen?

Exchange eMail Archivierung ist eine Methode, die Unternehmen seit Jahren verwenden um Complience-, eDiscovery- und allgemeinen Datenmanagementanforderungen zu erfüllen. In älteren Versionen von Exchange hat das Journalpostfach Kopien von eMail Nachrichten aufgezeichnet und diese in einem gesonderten Postfach auf dem Server gespeichert. Da Exchange-Daten jedoch auch aus Kontakten, Kalender- und Aufgabenelementen bestehen, haben Unternehmen zusätzlich häufig Lösungen von Drittanbietern implementiert. So konnten Complience- und Aufbewahrungsrichtlinien erfüllt werden. Die Speicheranforderungen und Archivierungsrichtlinien haben sich im Laufe der Jahre geändert, sodass sich der Ansatz von Exchange in Sachen Archivierung ändern musste.

Mailbox-Inhalte in das Archiv übertragen

Anstatt sich auf PST-Dateien zu verlassen, können Unternehmen die In-Situ-Archivierung in Exchange 2013 als ein effizientes Mittel nutzen, um historische Daten in das Archiv zu übertragen. Die Daten können auf drei Arten in das Archiv übernommen werden:

  • Objekte manuell verschieben: Postfachbenutzer können Nachrichten und andere Elemente aus Ihrem primären Postfach in das Archivpostfach migrieren, indem die Elemente mittels Drag-and-Drop verschoben werden.
  • Automatischer Umzug: Postfachbenutzer können Regeln in Outlook erstellen, die automatisch Nachrichten von Ihrem eMail-Client an den Archivordner senden
  • Aufbewahrungsrichtlinien: Administratoren können Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, die Nachrichten und Daten automatisch in das Archiv verschieben

Weiterhin ist es möglich Daten, die in PST-Dateien gespeichert sind, in die Archivpostfächer zu importieren. Administratoren können Importanforderungen über die Exchange-Verwaltungsshell einstellen oder das PST Capture-Tool verwenden, mit dem PST-Dateien auf dem Server gesucht und in das Archiv importiert werden. Wie die Daten in das Archiv gelangen hängt jedoch hauptsächlich von den Möglichkeiten und der Dynamik der zugrundeliegenden Infrastruktur ab.

Wie mit Archivierungs- und Speicherproblemen umgehen?

Die Archivierung kann vom Standpunkt der Speicherung der Daten eine enorme Herausforderung darstellen. Mit Exchange Server 2013 kann der Speicher auf unterschiedliche Arten verwaltet werden. Erstens können Archivpostfächer problemlos in kostengünstigen Speichercontainern vor Ort oder in der Cloud aufbewahrt werden. Die Größe der Archive kann eingeschränkt werden indem entsprechende Kontingente zugewiesen werden. Beispielsweise können Administratoren festlegen, dass Benutzer keine Nachrichten mehr senden oder empfangen können, wenn ihr Archivpostfach eine definierte Kapazität überschreitet. Eine großzügige Speicherplatzzuweisung an die Mailboxbenutzer ist wichtig, dennoch ist zu bedenken, dass nur eine maximale Archivgröße von 50 GB bei Exchange 2013 vergeben werden kann.

Umgang mit der Exchange Archivierungsfunktion

Die Archivierungsfunktionen in Exchange 2013 sind sehr umfangreich, insbesondere in Bezug auf Aufbewahrungsrichtlinien. Mit diesen Richtlinien können Benutzer Aufbewahrungsrichtlinien erstellen die festlegen, wann bestimmte Elemente aus ihrem persönlichen Postfach in das Archivpostfach verschoben werden sollen. Beispielsweise können Posgfachelemente so konfiguriert werden, dass sie nach einem Jahr oder nie verschoben werden. Wenn ein Postfach nicht unter eine Aufbewahrungsrichtline fällt, wird eine Standardrichtlinie zugewiesen, die vorschreibt, dass alle Elemente nach zwei Jahren automatisch archiviert werden.

Unternehmen und Administrator wird empfohlen sich etwas Zeit zu nehmen um Benutzer über Exchange-Archivierungsrichtlinien aufzuklären. Ein gutes Schulungsprogramm macht die Mitarbeiter mit der Verwendung der Archivierungsfunktionen und im Umgang mit Aufbewahrungsrichtlinien vertraut. Es sollte den Mitarbeiter zudem bekannt sein, dass Nachrichten automatisch verschoben werden. Eine einfache Dokumentation oder eine interne Wissensdatenbank reicht in der Regel nicht dafür aus um den Mitarbeitern alle Vorteile und Möglichkeiten der integrierten Exchange eMail Archivierung näher zu bringen.

Mit Features wie In-Place-Holds, Data Loss Prevention (DLP) und neuen Aufbewahrungsrichtlinien ist  Exchange 2013 bereit unternehmensinterne Complience zu übernehmen und die Abhängigkeit von Drittanbieterlösungen zu reduzieren.
Neue und verbesserte Archivierungsfunktionen bieten Unternehmen einen besseren Überblick um unternehmenskritische Geschäftsdaten zu schützen – so lange diese benötigt werden.