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06Apr 2019

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Hosted Exchange Vergleich – Teil 1

Bei der Auswahl und Vergleich des passenden hosted Exchange Anbieters gibt es einiges zu beachten. Lohnt es sich für kleinere Unternehmen eine eigene Exchange-Umgebung in den Büroräumen zu betreiben? Wir haben verschiedene Aspekte beleuchtet und sind zu einem eindeutigen Ergebnis gekommen.

Wer die Wahl hat, hat oftmals die Qual…

Microsoft Exchange 2016 lohnt sich der Umstieg

Ein altbekannter Spruch der leider der Wahrheit entspricht. Wenn Sie auf der Suche nach einem Partner für hosted Exchange sind, bietet sich Ihnen auf dem Markt eine Vielzahl von Anbietern, die diesen Dienst in verschiedenen Formen zur Verfügung stellen. Preislich können sich hier mitunter große Unterschiede ergeben, jedoch sollten Sie gerade die jeweiligen Leistungen der einzelnen hosted Exchange Pakete vergleichen um das passende Angebot für Sie zu finden.

eMail Verschlüsselung

Grundsätzlich stellt sich zunächst die Frage: für was brauchen Sie Exchange oder besser: brauchen Sie überhaupt Exchange? Hosted Exchange bietet hervorragende Möglichkeiten für kleine, mittelständische und große Unternehmen oder ambitionierte Privatanwender. Exchange hat im Wesentlichen folgende Vorteile gegenüber einer “klassischen” eMail-Lösung auf Basis von POP3/IMAP und SMTP:

  • Synchronisation von eMails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben über mehrere Endgeräte (PC, Handy, Tablet, Laptop) in “Echtzeit”
  • Gemeinsame Postfächer z.B. info@ oder kontakt@ sowie Delegation von “Senden-Als” oder “Senden im Auftrag von” Berechtigungen
  • Öffentliche Ordner
  • Kontaktlisten und Verteilergruppen
  • Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
  • Nutzung von Ressourcenpostfächern. Dies sind Postfächer für Meetingräume, Raumequipment (Beamer, Whiteboard etc.)
  • Delegation von Zugriffsrechten auf Mailboxen sowie Kalender

Nahezu alle zuvor genannten Features sind für Unternehmen sehr wichtig, für die meisten Privatanwender jedoch eher unerheblich. Im Vergleich macht Hosted Exchange aber auch Sinn, wenn Sie beispielsweise Ihre Familie jeweils mit einem Postfach sowie einem gemeinsamen Familienkalender ausrüsten möchten. Als Einzelperson kann hosted Exchange von Vorteil sein, jedoch sollte hier überlegt werden, ob ggf. eine “einfache” eMail-Lösung auf Basis POP3 oder IMAP mit CalDav-Erweiterung ausreichend ist.

Wenn Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass die oben genannten Features unerlässlich sind, stellt sich die Frage welchem Anbieter Sie Ihre, in Unternehmen sogar sehr sensiblen Daten, anvertrauen. Wir haben nachfolgend einige Punkte niedergeschrieben, die Ihnen bei der Auswahl des passenden hosted Exchange Anbieters helfen können.

Server, Infrastruktur & Features

Wo stehen die Server des Anbieters?

Gerade für Unternehmen ist es wichtig, dass Ihre Daten sicher sind und in Deutschland geltendem Datenschutzrecht unterliegen. Für viele Kunden ist es wichtig, dass alle Server und Speichersysteme in Rechenzentren in Deutschland untergebracht sind. Die meisten Anbieter weisen jedoch bereits in der Produktbeschreibung in der Regel auf den Standort Ihrer Server hin. Sollte dies nicht der Fall sein lohnt es sich beim Anbieter zu fragen.

Werden regelmäßige Backups der Daten angefertigt?

Die Frage sollte bei seriösen hosted Exchange Anbietern rhetorisch sein, dennoch sollten Sie sich als potenzieller Neukunde über die Backup-Prozeduren des Anbieters informieren. Wichtig hierbei ist: welche “Retention Period” für gelöschte Elemente wurde gesetzt? Die Retention Period beschreibt die Zeit in der Sie eigenständig in der Lage sind bereits aus dem Papierkorb gelöschte eMails wiederherzustellen. Zudem sollten Sie nachfragen ob ein Disaster Recovery Konzept vorliegt und ob einzelne eMails auch nach Ablauf der Retention Period wiederhergestellt werden können.

Betreibt der Anbieter eigene Server/Infrastruktur?

Seriöse Anbieter betreiben Ihre Exchange Infrastruktur auf eigenen Servern in ausgewählten Rechenzentren. Dies spricht für die Qualität des Anbieters. Nur wer Exchange selbst betreibt kann im Fehler oder Problemfall dedizierte Hilfe und Support leisten. Bei Exchange im Eigenbetrieb des Anbieters können Sie zudem sicher sein, dass entsprechende Support-Verträge mit Microsoft bestehen, sodass bei Problemen auf die Kompetenz des Herstellers zurückgegriffen werden kann.

Welche Exchange Version wird verwendet?

Exchange ist ein Produkt welches bereits in der ersten Version (4.0) seit 1993 auf dem Markt ist. Dementsprechend viele Versionen stehen zur Verfügung. Sicherlich werden Sie ein “Relikt” aus dieser Zeit nicht mehr finden, jedoch sollte geprüft werden welche Exchange Version verwendet wird. Eine Mindestvoraussetzung sollte Exchange 2010 sein, wobei auch hier der Support von Microsoft bereits eingestellt wurde. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Ihr Anbieter eine Umgebung auf Basis Exchange 2013 in aktueller CU oder Exchange 2016 bereitstellt. Exchange 2019 ist zum aktuellen Zeitpunkt (April 2019) noch, sagen wir mal, “mit Vorsicht” zu genießen.

Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?

Um diese Frage zu klären müssen Sie sich zunächst im Klaren sein auf welchen Geräten Sie Ihren Exchange Account einbinden möchten. Wenn Sie nur über ein Webinterface auf Ihre Daten zugreifen möchten, reicht in der Regel ein Angebot aus, welches den Zugriff mittels “Outlook on the Web” sowie IMAP/POP3 zur Verfügung stellt. Wenn Sie Ihr eMail-Konto in Outlook einbinden möchten und die Nachrichten-Push-Funktion auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen möchten, ist ActiveSync sowie MAPI bzw. RPC over HTTPS erforderlich. Bei der Nutzung von Apple Geräten mit Outlook for Mac ist zusätzlich die Schnittstelle “EWS” aka. “Exchange Web Services” erforderlich.
Meist finden Sie in der Produktbeschreibung eine genaue Auflistung der zur Verfügung stehenden Schnittstellen.

Besteht die Möglichkeit weitere Services wie “rechtssichere eMail-Archivierung” zu nutzen?

Für Unternehmen pflicht, für Privatanwender eine Komfortfunktion: eMails müssen für Unternehmen rechtssicher archiviert werden. Dies bedeutet: jede eMail, welche empfangen oder gesendet wird, muss direkt und unmittelbar in ein gesondertes Archiv überführt werden. Das Archiv muss sicherstellen, dass die dort gespeicherten Daten auch nach dem Löschen der Mailbox auf dem Exchange Server weiterhin zur Verfügung stehen. Für Unternehmen ist eine Speicherpflicht geschäftlicher eMails von 10 Jahren vorgeschrieben.
Privatanwender können diese Funktion als “erweitertes Backup” nutzen. eMails können aus dem Archiv meist mittels Plugin oder Webinterface ausgelesen und wiederhergestellt werden. Ihr potenzieller Anbieter kann Ihnen hier weitere Informationen zukommen lassen und Sie fachgerecht bei der Auswahl des passenden Pakets beraten.

Besteht die Möglichkeit das Angebot kostenlos zu testen?

Firmen, die erweiterte Exchange Funktionen wie z.B. “Öffentliche Ordern” oder “Geteilte Mailboxen” nutzen, haben in der Regel spezielle Anforderungen an die jeweilige Rechtevergabe innerhalb der Organisation. Es macht daher im Vorfeld durchaus Sinn in einer Testumgebung des potenziellen Anbieters alle Szenarien einmal durchzuspielen. Hosted Exchange Umgebungen können sich gerade beim Thema Rechtevergabe siginifikant von on-Premise Exchange Lösungen unterscheiden, da hosted Exchange Umgebungen nicht im lokalen ActiveDirectory Ihres Unternehmens agieren.
Sie sollten daher prüfen ob sich alle aktuell in Ihrer derzeitigen Umgebung implementierten Freigabe-Szenarien 1zu1 umsetzen lassen oder ob im Vorfeld eine Anpassung der Rechtevergabe notwendig ist.
Bei komplexeren Anforderungen sollten Sie die Möglichkeiten der durch den Anbieter zur Verfügung gestellten Exchange Umgebung zuvor erfragen.

Stehen Verfahren zur verschlüsselten eMail-Übertragung oder Verschlüsselung von eMails zur Verfügung?

Da per eMail mittlerweile sehr sensible Daten übertragen werden, steigt der Anspruch einer “Ende-zu-Ende-Verschlüsselung” der Übertragung sowie ganzer eMail-Nachrichten. Normalerweise sind die Übertragungswege zu Exchange sowie von Exchange zu anderen Mailservern mit dem Sicherheitsverfahren “Transport-Layer-Security” oder auch bekannt als “TLS” gesichert. Nur wenige Anbieter bieten die Möglichkeit den gesamten Inhalt der versendeten eMail zu verschlüsseln. Auch dies sollten Sie bei der Auswahl des passenden Anbieters berücksichtigen.

Welche zusätzlichen Services stellt der Anbieter neben reinem hosted Exchange zur Verfügung?

Die Speicherung von eMails ist der wichtigste Teil, jedoch kann es vorteilhaft sein, wenn der potenzielle Anbieter auch weitere Services wie z.B. das Zusammenspiel des Accounts mit Office 365 zur Verfügung stellt. Sogenannte “hybride Exchange Konten” bieten die Möglichkeit Ihr in Deutschland beim Anbieter Ihrer Wahl gehostetes eMail-Konto mit Diensten aus Office 365 zu verbinden. Dazu gehören Dienste wie z.B. Microsoft Teams für HD-Videokonferenzen oder Team-Chats, SharePoint Online, OneDrive for Business, Skype for Business oder Microsoft Streams. Weiterhin kann mit dem passenden Office 365 Abo eine kostengünstige Office Version in der aktuellsten Version zur Installation auf bis zu 5 Endgeräten erworben werden.

Fragen über Fragen…

Best Practive: Exchange Mailbox Migration made easy

…dennoch sollten Sie sich als “Exchange Neuling” oder “Umsteiger” genauestens mit jeder einzelnen Frage beschäftigen. Beim Neueinstieg in hosted Exchange können die Funktionen initial mitunter “erschlagend” und kompliziert wirken. Es lohnt sich jedoch sich damit genauer auseinander zu setzen. Sicherlich hilft Ihnen Ihr neuer Anbieter bei allen Fragen die im Zusammenhang mit der initialen Konfiguration auftreten zu beantworten.

Eigener Exchange-Server im Keller?

Mit der Frage ob ein eigener Exchange-Server im Keller Ihres Büros Sinn macht möchten wir uns im 2. Teil unseres Blogs beschäftigen. Im Vergleich mit hosted Exchange sei dennoch vorweg gesagt: konzentrieren Sie sich besser auf Ihr Kerngeschäft und lagern Sie zeitraubende und arbeitsintensive Aufgaben an Experten aus 🙂