Loading

Verschlüsselungsgateway: Versenden von verschlüsselten eMails als PDF Datei

Zuletzt überarbeitet Oktober 14, 2019
← Alle Kategorien

Sie haben die Möglichkeit sensible Daten in eMails vollständig verschlüsselt als passwortgeschütztes PDF Dokument an den Empfänger zu versenden.

Der Vorteil beim eMailversand mittels verschlüsseltem PDF-Dokument gegenüber einer Verschlüsselung per PGP oder S/MIME besteht darin, dass der Empfänger der eMail keinen PGP-Schlüsselring oder Zertifikat benötigt, welches zuvor auf dem Client des Empfängers installiert werden muss.

Der Empfänger der Nachricht wird dazu aufgefordert ein One-Time-Password (OTP) über unser Verschlüsselungsportal zu erstellen. Im Anschluss hat der Empfänger die Möglichkeit das Dokument mit Hilfe des generierten Passworts zu öffnen.

Voraussetzungen

Um eine eMail verschlüsselt zu versenden ist von Ihrer Seite keine weitere Konfiguration notwendig. Der Verschlüsselungsmechanismus wird aktiv, sobald Sie in den Betreff Ihrer eMail das Schlagwort „encrypted“ (ohne Anführungszeichen) einfügen:

Bei der Verarbeitung der eMail durch unsere Gateways wird die Betreffzeile Ihrer eMail nach diesem Schlagwort durchsucht, ist dies vorhanden erfolgt automatisch eine Verschlüsselung der eMail. Hierbei ist es unerheblich welchen Client Sie für den Versand der eMail verwenden.

Weiterer Ablauf

Sobald die eMail von unseren Gateways verarbeitet und der Inhalt Ihrer eMail in ein verschlüsseltes PDF-Dokument umgewandelt wurde, wird der Empfänger der Nachricht per eMail darüber informiert. Der Empfänger der Nachricht erhält die nachfolgend ausschnittsweise angezeigte eMail mit weiteren Anweisungen um das PDF-Dokument zu öffnen:

Der Empfänger wird in der eMail gebeten unser Verschlüsselungsportal unter der Adresse

https://secure-mail.jupitercloud.de

aufzurufen und dort ein Passwort für den Login zum Verschlüsselungsportal zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass unser Verschlüsselungsportal ausschließlich unter der oben genannten Adresse erreichbar ist.

Wurde durch den Empfänger ein Passwort erstellt, gelangt dieser auf die nachfolgend angezeigte Portalseite und kann das Passwort zum Öffnen des PDF-Dokuments durch klicken auf „Passwort erzeugen“ erstellen:

Nach Klick auf „Passwort erzeugen“ wird ein Popup angezeigt, welches das Passwort für das PDF-Dokument enthält:

Mit Hilfe der Tastatur-Kombination „STRG + C“ kann nun der Empfänger das Passwort kopieren und das verschlüsselte PDF-Dokument öffnen:

Antwort des Empfängers auf eine verschlüsselt gesendete eMail

Die Verschlüsselung von eMails ist derzeit nur für ausgehende Nachrichten möglich, welche über unsere hosted Exchange Postfächer versendet werden. Ist eine Antwort des Empfängers notwendig, kann dieser eine unverschlüsselte Antwort an Sie mit Hilfe des „Antworten“ Feldes in seinem eMail-Client an Sie richten:

Gültigkeit von Passwörtern und Links

Alle über das Verschlüsselungsportal generierten Passwörter sowie Links zum Generieren des Passworts sind für 60 Minuten gültig. Öffnet der Empfänger innerhalb dieser Zeit die eMail nicht, kann das Dokument nicht mehr entschlüsselt werden. Die Nachricht muss somit erneut gesendet werden.

Zurücksetzen von Passwörtern für das Verschlüsselungsportal

Sollte der Empfänger sein Passwort für das Verschlüsselungsportal vergessen haben, ist eine Wiederherstellung nicht möglich. Das Benutzerkonto muss durch uns gelöscht werden, sodass der Empfänger ein neues Passwort erstellen kann. Weisen Sie ggf. den eMail-Empfänger im Vorfeld auf diesen Umstand hin.

Glossar

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu den verwendeten Technologien. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den unten angegebenen Links um externe Verweise handelt. Für die Korrektheit der dort angegebenen Informationen sind die Autoren bzw. Webseitenbetreiber verantwortlich.

eMail-Verschlüsselung
Allgemeine Information zu Möglichkeiten bei der Verschlüsselung von eMails und deren Inhalt. Website:

https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Verschl%C3%BCsselung

PDF/X
Weitere Informationen zu PDF/X, technische Details und Hintergründe finden Sie auf der folgenden Website:

https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/X

PDF (Portable Document Format)
Weitere Informationen zu PDF, technische Details und Hintergründe finden Sie auf der folgenden Website:

https://de.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format